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こんにちは。ヨッチです。


これは、若手社員とその上司に向けたメッセージです。


会社員なら、勤務中の会議は付き物ですよね。職場によっては会議の数も多く、会議で重要な事を協議したり、今後のアクションを決めたりと、その重要性は高いものになっています。


会議の終了後には、その会議の内容や結論を記した議事録を作成するのが一般的です。


議事録の内容は、議論した結果や今後のアクションが記載されており、極めて重要なものになっています。


それを書くのは会議の主催者であり、作成した議事録を関係者に配信し、情報を共有します。


実際に議事録を書くのは、どちらかというと主催者側にいる若手担当者が多いのですよね。


だけど、遅い!


書くのが遅い!


会議から一週間も経って「議事録に承認印(サイン)下さい」と上司に平気で言ってくる担当者はいませんか?


ガツンと言ってやって下さい。
今頃、持ってくるなと!


そんなところ(議事録作成)に時間をかけるな!
 とっとと書いて(関係者)に回せ!


一時が万事で
こういう担当者は全てにおいて遅いです。


では、何故遅いのか?


担当者は言います。理由は特にありませんと…


これは仕事の仕方に問題があります。上司がそういう指導をして来なかったからです。


上司が指導をしなければ、担当者は、ああ、これでいいんだと思うでしょう。もしくは何も感じないでしょう。


逆に、上司が指導していれば、担当者は、上司がああ言っているんだから、やらないといけないと思うしょう。


それが当たり前になってくれば、これは議事録の作成だけの話ではなくなります。


上司の一言で担当者の仕事のスタイルは変わります。


こうやって部下の行動を直していかないと部下なんて育ちません。


いくら立派な研修に行かせても、普段の指導が出来てなければ、研修は生きてきません。


部下を生かすも殺すも、上司の指導次第です。上司は仕事に対する姿勢を部下に徹底的に伝えることです。つまり、仕事をやるには、スピード感が大事だということです。


ということで、「議事録は会議の当日に出せ!」というのが若手担当者へのメッセージであり、上司の指導の在り方です。


これは一例であり、他の仕事も同じようにスピードを持ってやれよと言い続けて下さい。


仕事は溜めても、ろくなことはありません。だからと言って適当にこなせということではなく、限られた時間の中で最大限の力を発揮するために、議事録くらい、その日に回せ!です。

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今時は、ノートパソコンを持っての会議も多いと思います。議事録は最低限、アクション項目が書かれていれば、事足ります。


会議しながら議事録も作るくらいの勢いのある仕事の仕方を若手担当者には期待したいです。


究極的には、会議の前に議事録を想定して書いておき、会議後に多少の手直しをして仕上げる、これであれば言うことなしです。


こんな若手社員がうじゃうじゃ出てくるといいのですが…


ご覧いただき、ありがとうこざいます。
ヨッチでした。