ホウレンソウは仕事に最も必要なスキル❗️問題解決の基本である : よちよちブログ

こんにちは。ヨッチです。

仕事の失敗は、人間がやることなんだから、ゼロにはならない。新人だろうと、ベテランだろうと、失敗する時は失敗する。その理由もまちまちである。自分がコントロール出来るものもあれば、コントロール出来ないものもある。

大事なことはホウレンソウ

いずれにしても仕事を進める上で大事なことは、問題が生じた時の上司へのホウレンソウ（報告、連絡、相談）だ。

私は会社勤めを30数年し、数々の失敗を担当として、上司として経験してきた。昔からホウレンソウは仕事の基本と言いながらも、世代交代が進む中、なかなか上手くいってない現実がある。今あらためてホウレンソウの重要性をお伝えしたい。

ホウレンソウが大事な理由
ホウレンソウが出来ないのはなぜか？
どうすれば良いか？
まとめ

ホウレンソウが大事な理由

なぜなら、このホウレンソウが出来るか、出来ないかで、その後の対応が大きく変わる場合があるからだ。同じ失敗でも、早く対応を取ることで影響を最小限にとどめることが出来る。

ところが多くの担当者は上司に報告もせず、その失敗を何とかしようと思い、対応を取ろうとする。上手くいく場合はいいが、そうでない場合は、取り返しのつかない状態になってしまう。

例えば、発注手続きの遅延による納期遅れだ。納期が遅れることで自社の操業に大きな影響があるとすれば、大問題になる。始末書の提出では済まなくなる。

ホウレンソウが出来ないのはなぜか？

担当者が上司へ報告もせず、問題を抱えたままでいると最悪の場合は取り返しがつかなくなる。このことは誰もが普通に考えれば、普通に分かることである。でも現実的には、この上司への報告というのが出来ていない場合が多い。その理由はなにか？

担当者は自分で解決出来ると思い込み、上司に話さない

これまでの経験の中でこれくらいは何とかなる、自分だけで解決出来ると思い込んでいるからである。この徴候は、若手よりもベテラン社員に多く見られる。

確かに自分で解決出来た場合も過去にはあっただろう。責任感から何としようと思うのも事実だ。だから担当者は自分で解決しようと努力する。それを悪いとは思わないが、上司へのホウレンソウが出来ない理由にはならない。

担当者が上司に言える環境になっていない

上司が怖くて言えない。いつも怒鳴られている部下なら、自分の失敗を報告するのは出来るだけ避けたいと思うだろう。部下は報告する責任を放棄しているが、上司は部下が何でも言える環境を作ってないのも事実である。

また上司に相談しても何もしてくれないと部下は思っているかもしれない。そうなると当然であるが、問題の解決が遅れる。つまり上司と部下の健全な関係、普段からのコミュニケーションが構築されてないのである。

担当者が忙しくて上司に言い忘れる

仕事が忙しくてホウレンソウが遅れる。昔に比べると、組織の人員が減らされて個人が抱える仕事量は多くなっている。複数の仕事を同時にこなしていかなければならない。また仕事の量だけでなく、質の高い仕事を要求されることも多い。

この時に、担当者がホウレンソウを失念する可能性は十分あると思う。複数の仕事の進捗や必要なアクションをどのように管理するか、スケジュールを含めた管理方法の問題でもある。

どうすれば良いか？

問題はすぐ伝える習慣を作る

担当者が上司に報告すべきか悩むことより、問題が発生したら、その時点で上司に伝えることである。

これが日々の業務の中で当たり前のように出来る組織は少ない。新人のうちにそういう習慣を作ることが大事である。上司も部下に任せている部分は当然あるが、任せっぱなしになるのは危険である。部下からの報告を待つだけでなく、部下に報告させるように、仕向けることが必要だ。

そして上司は部下の話を真剣に聞いてあげなければならない。せっかく部下が上司に相談しに行ったのに、ちっとも相談に乗ってくれないとなれば、部下はもうホウレンソウをしなくなるだろう。

極めて基本的なことであるが、問題を早期に解決するための行動はホウレンソウなのである。

情報を共有する仕組みを作る

まずは、ホウレンソウをしっかりと行うことが基本であるが、担当者が行わなければ、成り立たない。そこで次に考えることは、何らかの仕組みでカバーすることである。つまり、これは担当者の（ホウレンソウをするという）技量に頼らないことである。

例えば、仕事の問題がスケジュール管理にあるのであれば、あらかじめ計画した期限に近づいたら、アラームを発する仕組みを導入するのである。そのアラームが担当者のみならず、上司にも発せられれば、上司と担当者は、情報を共有出来ることになる。

このようなソフトを使わなくても、大きな紙にスケジュールとアクション項目を書いて、掲示するのだ。そして進捗を日々記載していけば、管理することは可能だ。何よりも進捗状況を関係者全員が見ることが出来る。アナログチックであるが、この「見える化」はパソコンの中で管理するよりも場合によっては有効な方法だと思う。